Как эффективно вести ежедневник: идеи и примеры

Как можно вести ежедневник: основные функции планера

Ежедневник — это блокнот, приложение или таблица для записи задач на день. Хотя на этом его функционал не заканчивается: планирование дел в ежедневнике можно построить так, чтобы оно влияло на цели, фокус и настроение.

Перечислим базовые функции ведения ежедневника по системе планирования, которую мы разберем в этой статье:

• достижение больших целей, например на квартал;
• планирование дня;
• работа с фокусом дня;
• работа с эмоциями;
• работа с целями;
• закрытие хвостов.

Этими функциями может воспользоваться каждый. Человек, который знает, как вести ежедневник для достижения целей, может расширять со временем расширять функционал, чтобы работать еще более продуктивно.

Дальше подробно расскажем, как научиться вести ежедневник и с его помощью составлять выполнимые планы, работать с настроением, фокусироваться на важном и сокращать прокрастинацию.

Статья написана на основе цикла лекций «Управление проектами решает». Краткое обзорное видео лекции:

Квартальный план: как начать вести ежедневник с нуля

Чтобы начать ведение ежедневника по системе планирования, стоит начать с плана на длительный период — обычно на квартал. Чтобы составить выполнимый план, нужно учесть несколько особенностей.

План на квартал состоит из историй. Достичь цели без декомпозиции на конкретные шаги не получится.

Разберем на примере. Допустим, интернет-маркетолог в ремонтной компании хочет выйти на 100 замеров к концу квартала — это его цель.

Сначала цель проверяем на адекватность. Уточняем: сколько замеров сейчас, дешевые они или дороже рынка, реально ли достичь желаемого результата за три месяца, есть ли у нас для этого навыки и ресурсы. Предположим, что сейчас на проекте 80 замеров в месяц, маркетолог понимает, что можно улучшить, всё это реально сделать в течение трех месяцев, есть ресурсы. 

Раз цель достижимая, раскладываем ее на истории — проекты из нескольких задач. Например, докрутить несколько блоков на лендинге, отсеять объявления в Директе с низкой эффективностью, запустить новые рекламные кампании с учетом того, о чем спрашивают потенциальные клиенты во время звонков отдела продаж. 

Если во время тщательного анализа цели выясняется, что ее невозможно или очень сложно достичь, меняем цель. Новую так же анализируем и раскладываем на истории.

В чем разница между задачами, историями, кругом обязанностей и целями на несколько лет, как эффективно пользоваться системой постановки задач на нескольких уровнях, мы рассказывали в статье «6 уровней целей в системе управления проектами». 

Квартальное планирование подходит не всем. Есть люди, которые любят работать в состоянии повышенной нагрузки. Они прокрастинируют до последнего — либо просто откладывают, либо придумывают для себя кучу задач, не касающихся главной цели, — и берутся за работу только перед самым дедлайном. В итоге большая часть работы не сделана, а то, что готово, выполнено кое-как.

Такие сотрудники редко становятся управленцами, чаще это специалисты в команде. Руководителю стоит учитывать эту особенность и обсуждать с сотрудником план не на квартал, а на короткий спринт. Приучать его работать с бэклогом не нужно, лучше выбирать истории самому и выдавать небольшими порциями.

Также квартальный план лучше ставить специалистам уровня middle и выше или тем, кому присуща алгоритмичность. Если дать квартальный план исключительно творческому стажеру, толка не будет.

О базовых качествах и основных типажах мы рассказывали в статье «Как управлять проектами, опираясь на ведущие качества личности. Материал поможет оценить свои сильные стороны, разобраться, как восполнять энергию и находить баланс.

Люди с ярко выраженными лидерскими качествами склонны от планов переходить обратно к целям. Тем не менее, они могут продуктивно работать по квартальному плану.

У нас в команде есть маркетолог — ярко выраженный лидер. Когда перед ней стоит цель “получить X замеров”, она порой игнорирует план дня, ежедневник, и ориентируется на ситуацию: может даже вместо оператора позвонить клиенту или написать в мессенджер, чтобы дожать. Видит цель — не видит препятствий.

Алгоритмичный человек, наоборот, будет придерживаться намеченного плана, опираться на записи в ежедневнике.

И то и другое — нормально. Наставнику стоит понимать разницу в стилях работы подопечных, чтобы они получали лучшие результаты.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Количество историй — 15, 45 или 90, — выбираем исходя из личных особенностей. Если у сотрудника уровень middle, middle+ или senior, или у него развита алгоритмичность, работать с квартальным планом будет удобно. Чтобы его составить, нужно определиться, сколько историй добавить в бэклог на три месяца.

Деятельным людям лучше ставить в квартальный план 90 мелких историй. Основательным — 15 историй покрупнее: они сами их разобьют на множество отдельных задач. 

Рассмотрим на примере истории «Организовать склад чистовых материалов с заданной юнит-экономикой». Вот как она будет выглядеть в плане, который согласует руководитель, у разных сотрудников.

Проект один и тот же, разница — в степени детализации. Если деятельному не разбить большую историю на несколько мелких, он найдет склад очень быстро, за пару звонков. Скорость будет на пятерку, качество — на двойку или тройку. Если же основательному дать план из мелких историй, он в каждой из них найдет много уровней: станет только больше таблиц и бюрократии.

По наблюдениям руководителей Simtu, деятельные люди часто работают в продажах. Маркетологи обычно основательные. Хотя бывает и наоборот, поэтому наставник или руководитель оценивает стиль работы каждого индивидуально, в том числе чтобы выяснить, как организовать ежедневник и планирование.

Масштаб историй в плане также зависит от уровня специалиста. То, что для стажера — большой проект, для сеньора может оказаться историей на один-два дня: он быстрее работает и может принимать важные решения сам, без согласований.

Количество историй на квартал определяет наставник или руководитель, исходя из типажа подопечного: со стороны проще оценить качества личности. Истории берутся из бэклога самого специалиста или предпринимателя. Наставник только подсвечивает то, на что стоит обратить внимание в первую очередь. 

Просто спустить сверху список историй — плохая идея. Чужой план, никак не связанный с собственными решениями, вряд ли будет качественно и полностью реализован, несмотря на соблюдение правил ведения ежедневника.

В плане важны формулировки процесса и результата. Желаемый результат лучше описывать с помощью фраз, которые акцентируют внимание: именно ты сам станешь причиной результата.

Что лучше: “сделать 50 замеров” или “получить 50 замеров”? Конечно, первое. Потому что сделать — значит стать причиной результата.

В мире может происходить всё что угодно. Фокус на собственном влиянии на результат помогает переключиться с переживаний на действия.

Например, два предпринимателя в одной и той же ситуации: получали большую часть трафика из одной соцсети, а потом ее заблокировали в РФ. Первый постоянно сокрушается. Второй считает, что он сам отвечает за результат, и решает, что пора пробовать рекламу в VK. В итоге у первого в течение года бизнес сократился в три раза, у второго — остался на прежнем уровне.

Это правило касается и того, как вести ежедневник целей.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Формулировки процесса важны с психологической точки зрения: человек хорошо делает, при этом боится принимать решения, ошибаться. В таком случае решения можно делегировать тому, кто легко берет на себя ответственность, а самому заниматься основной работой.

Также формулировки процесса помогают не запутаться. Например, у руководителя может быть алгоритм, по которому он работает с каждым кандидатом на вакансию. Он пользуется списком и помнит, что нужно отправить тестовое задание или дать обратную связь.

В план на квартал всегда включаем истории первого и второго приоритета. Если человек не испытывает чувства вины из-за невыполненных задач, можно добавить третий приоритет и факультатив — и не делать их, пока не выполнено главное. Добавить 15 важных историй и 30 таких, которые можно не выполнять.

Если чувство вины за невыполненные задачи человека мучит, в квартальном плане оставляем только самое важное. Иначе инструмент будет демотивировать: заходишь в бэклог, видишь 45 задач, из которых выполнены только 15, и ругаешь себя. Хотя на деле молодец: выполнил 20% дел, которые дают 80% результата.

Чувство вины расфокусирует, не дает сосредоточиться на важном. В результате человек распыляется и тормозит работу, порой не только свою.

Рассмотрим на примере HR-специалиста. Новичок с выраженным чувством вины внимательно смотрит каждое резюме, проводит много собеседований, в том числе с кандидатами, которые во многом не подходят по профилю. Тратит время руководителя на собеседования с людьми, которых заведомо не возьмут, потому что “ну они же хорошие”. В итоге человека всё равно не берут — время потрачено впустую.

Опытный HR с низкой склонностью к чувству вины сразу отсекает тех, кто не подходит под требования вакансии. Не тратит свое время и время руководителя на собеседования и согласования, которые заведомо ни к чему не приведут.

Такое бывает и в бизнесе: предпринимателю не нравится ниша, работает в убыток, но не бросает — время и силы уже вложены, жалко. Другой в такой ситуации погорюет 15 минут и переключится на другое направление.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Проверить, можно ли оставлять в плане истории с низким приоритетом, можно с помощью простого теста. Нужно расхламить шкаф у себя дома. Если с вещами расстаетесь легко, можно попробовать оставить истории третьего приоритета и факультатив. Если всё жалко, ничего не получается выбросить, для каждой вещи находится причина оставить — в план лучше добавить только самое важное.

Если даже при таком подходе человек переживает из-за невыполненных задач, руководитель может перехватить у него ведение бэклога. Выдавать ему истории дозированно, на короткий период — неделю или месяц. Новые ставить только по мере выполнения старых. Задача сотрудника — разобраться, как приучить себя вести ежедневник.

Планирование дня в ежедневнике

Для продуктивной работы нужно планировать каждый день: выделять главные задачи, оставлять напоминания о встречах. Разберем, как правильно вести ежедневник на работе.

В фокусе — от 1 до 3 задач на день. Обычно руководителю на день достаточно поставить себе одну задачу помимо планерок и деловых встреч. 

У меня в день обычно 4–4,5 часа отведены на планерки. Остается от рабочего дня еще 3,5–4 часа. На это время ставлю себе какое-то одно дело.

Допустим, моя задача на сегодня — закрыть вакансию. Я могу поймать эйчара и вместе с ней выбрать несколько кандидатов для обзвона, могу попросить ее дать мне сегодня кандидата для собеседования, самостоятельно открыть Head Hunter и быстро найти подходящего кандидата среди откликов или попросить рекомендации у знакомых. Пробую один или несколько вариантов, закрываю вакансию до конца дня и иду домой довольный: планерки провел, задачу на день выполнил.

Или другая задача: снять офис. Прошу сотрудницу посмотреть варианты, она присылает понравившиеся, я еду туда, смотрю офис и заключаю договор. Задача закрыта, можно спокойно отдыхать.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Как начать ежедневник с нуля линейному сотруднику? Выбрать до трех историй на день. У рядовых сотрудников обычно меньше встреч и планерок, поэтому можно запланировать больше дел. Количество зависит от уровня декомпозиции историй на задачи и грейда сотрудника.

Важно не перегрузить себя. Если контекстолог, особенно начинающий, решит за день сделать три рекламные кампании, он либо не успеет, либо сделает поверхностно. Как и руководитель, который полдня занят на планерках, вряд ли сможет качественно закрыть две вакансии. 

Планерки — в календаре. Удобно использовать календарь Гугла, Яндекса или системы управления задачами. Можно распланировать встречи, добавить к каждой описание и напоминания.

Задачи — в ежедневнике. Их берем каждый день из бэклога. 

Большие задачи и истории также можно разбирать с помощью мудборда — набора изображений и данных на большом листе, доске или экране, организованных для решения задачи. Мудборд помогает задействовать ассоциативные связи, за счет этого быстрее разобраться или прийти к неординарному решению. 

Мы часто видим подобные листы и доски в детективных сериалах: следователь собирает там всё, что знает о деле, и выстраивает связи — рисует стрелки или прикалывает нити.

Людей можно поделить на три типа: первые видят мир через текст, вторые — через схемы, третьи — через изображения. Некоторые используют сразу два или три инструмента. 

Маркетологи часто относятся к первому типажу, потому что в принципе много пишут, например для лендингов или рекламы. Поэтому можно сначала поразмышлять в компании листка бумаги и ручки, разобраться, как нужно вести ежедневник, потом пробовать другие инструменты. Некоторым специалистам, например дизайнерам, для работы больше подходят мудборды.

Ежедневник можно вести на компьютере или на бумаге. Выбирайте тот вариант, который больше нравится, в целом удобнее и привычнее. Главное — научиться, как вести ежедневник каждый день.

Если варианты равнозначны — удобно работать и на компьютере, и с бумажным ежедневником, — выбирайте бумагу. Исследования показывают, что письмо от руки лучше активизирует зоны мозга, ответственные за память. Кроме того, многие из нас от руки пишут медленнее, чем печатают — появляется дополнительное время для того, чтобы поразмышлять над задачей.

Ведение ежедневника для работы с эмоциями

Замечали, что в хорошем настроении работа в руках горит? Подарить себе уверенность и приятные эмоции можно в том числе с помощью грамотного планирования ежедневника.

В ежедневнике — только позитивные формулировки. Когда подводим итоги дня, пишем достижения, не ошибки. Если постоянно думать о том, что не получилось, настроение испортится, самооценка снизится. 

Такой подход помогает отсеивать задачи, которые не получаются, и делать ставку на сильных сторонах. За счет этого — расти. 

Например, маркетолог умеет запускать эффективные рекламные кампании, но ему плохо даются переговоры с клиентами. Часть с переговорами можно хотя бы частично делегировать: например, договориться с руководителем, что в сложных случаях маркетолог попросит его подключиться. Или, наоборот, классному переговорщику не пытаться вносить правки на сайт или запускать рекламу своими руками, если не получается — вместо этого сосредоточиться на переговорах, чтобы извлекать максимум пользы.

Ежедневник можно заполнять утром или с вечера. Утром — чтобы улучшить настроение, вечером — чтобы эффективнее планировать.

Допустим, я самый веселый человек в мире, у меня всегда хорошее настроение. Но я по большей части не знаю, что делаю, у меня плохо с планированием и достижением целей. В таком случае я буду думать, как приучить себя вести ежедневник вечером. Ночью бессознательное работает с целями, и к утру в голове появляется структура, новые решения, работать становится проще.

Если, наоборот, я самый умный, всегда знаю, что делать, но у меня меньше влияния и денег, чем могло бы быть, потому что изо дня в день хожу с кислой миной — выбираю записывать задачи в ежедневник с утра. Заряжаюсь радостью от позитивных формулировок в начале дня, улучшаю настроение.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Как вести ежедневник правильно для достижения целей

Разберем, как нужно вести ежедневник: рассмотрим две особенности историй, которые попадают в планер.

Ежедневник — для повседневных задач и историй. Как пользоваться ежедневником: выписывать истории, которые можно выполнить за один день. Крупные проекты и цели мы планируем с помощью других инструментов: бэклога и факт-карт.

Бэклог — это список историй на длительный период, мы уже говорили о нем в разделе о составлении квартального плана. Факт-карта — это визуализация проблемы или проекта, схема из известных фактов. 

Истории для ежедневника — фрагменты более крупных проектов и целей, занесенных в бэклог. Нет смысла писать в ежедневник цель «Получить 100 лидов за месяц» — она недостижима в рамках одного дня. Можно запланировать конкретные шаги, например запуск рекламной кампании или доработку лендинга.

Для каждой истории анализируем цифры: деньги и время. Если обойтись без анализа, можно потратить часть ресурсов зря.

Допустим, сотрудник решил самостоятельно выполнить задачу из области, которой раньше не занимался. Занимался две недели, зарплата за это время — 50 тыс. рублей. Подрядчик выполнил бы за 7 тыс. рублей и два дня. Казалось бы, зато сотрудник приобрел ценный навык, но нет: такие задачи в компании возникают крайне редко. Поэтому лучше было бы заплатить подрядчику, а рабочее время потратить на основные задачи.

Кто-то умеет считать и деньги, и время, другие — только что-то одно. О себе это важно знать, чтобы правильно оценивать ресурсы и вести ежедневник, планирование дел.

Приходит маркетолог к разработчику с задачей: сверстать сайт. Допустим, разработчик говорит, что эта задача займет у него 150 часов.

Разработчик с потенциалом роста до менеджера проекта скажет: “Смотри, весь сайт — 150 часов, но если мы выкинем этот блок, будет 70 часов. Он сложный в верстке, и на прошлом проекте ты говорил, что такое решение плохо работало”. Маркетолог вспоминает — точно: с этого сложного калькулятора было всего 7% лидов. Убрать его — значит сэкономить больше половины рабочего времени. А большая часть тех 7% разойдется по другим формам на сайте.

Или тот же разработчик предложит альтернативу: скопировать лендинг для проекта в другой нише, перекрасить и загрузить новый контент. Сайт будет готов уже на этой неделе, можно будет запускать рекламу, клиент раньше начнет зарабатывать.

Контекстолог, который умеет считать и деньги, и время, может предложить запуск кампании в поиске вместо РСЯ. Замер будет подороже, но рабочего времени на поддержание результата будет тратиться в разы меньше — за счет этого более дорогое на первый взгляд решение будет самым выгодным.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Хвосты: как вести ежедневник на работе, чтобы сокращать прокрастинацию

У всех иногда подвисают задачи, возникают «хвосты». Расскажем, чем они опасны и как вести ежедневник, чтобы от них избавиться.

Хвосты создают прокрастинацию и лишают энергии. Человек откладывает неприятное или пугающе сложное дело на потом, испытывает из-за этого всё большее чувство вины и продолжает прокрастинировать. Пока он не закроет «хвост», так и будет чувствовать себя виноватым, а прокрастинация перекинется на другие задачи.

Недоделанные дела и непринятые решения забирают от 30 до 70%, из-за этого падает продуктивность. Когда потери энергии слишком велики, человек практически перестает работать.

Истории нужно довести до конца или отменить. Пока не расстался с задачей, не можешь со спокойной душой взять новую. Оставил сотрудника, чья работа не устраивает — не нанял нового, который работал бы лучше. Поэтому ответ на вопрос «Как вести ежедневник для достижения целей» во многом заключается в том, чтобы закрыть хвосты. 

Отменяем зависшие дела через разговор: с заказчиком, руководителем, сотрудником — в общем, с человеком, на которого эта задача влияет напрямую.

Часто сталкиваюсь с тем, что руководителям тяжело увольнять сотрудников — страшно стать для кого-то злодеем. Хотя на деле всё просто: если возникает желание уволить, значит, не срабатываетесь. Может, вы друг другу не подходите, или человек вообще не в своей профессии.

В таких ситуациях важно собраться с силами и поговорить. Одна наша сотрудница долго откладывала увольнение стажерки, а та при разговоре ее поблагодарила: уже поняла, что маркетинг ей не нравится, но не решалась заговорить об уходе.

Если отложить разговор, можно еще долго мучиться и слушать на планерках о провалах. Или вообще терять хороших ребят, которые за неподходящим сотрудником разгребают.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Некоторым людям легко даются увольнения и удаление задач, которые потеряли актуальность. Другим может помочь наставник — в том числе за счет того, что научит, как вести ежедневник дел. Также отсекать лишнее им помогает значительная физическая или эмоциональная встряска. Третьи склонны учиться на своих ошибках — значит, надо позволить их совершить.

Коротко о главном: как правильно вести записи в ежедневнике

Ежедневник помогает достигать больших целей за счет планомерного продвижения изо дня в день. Его базовые функции: планирование дня, работа с фокусом, эмоциями, целями и хвостами.

Как вести ежедневник с нуля? Составить квартальный план. Он включает истории — проекты из нескольких задач. Такое решение подходит не всем: если сотрудник не склонен к выполнению алгоритмов и пока не очень опытен как специалист, руководителю лучше работать с ним спринтами.

План на три месяца подстраиваем под себя. Основательным людям лучше ставить 15 больших историй: сотрудник самостоятельно разобьет его на мелкие шаги. Деятельным, стремящимся к быстрому результату — 90 историй: по объему то же самое, только истории меньше. 

Те, кто переживает из-за невыполненных задач, ставят в план только первый и второй приоритет. Остальные могут добавить третий и факультатив — и не делать эти истории, пока не разобрались с главным.

В плане важны формулировки процесса и результата. Процесс формулируем, чтобы снять с себя часть ответственности за решение или ничего не забыть. Результат формулируем так, чтобы было понятно: именно наши усилия приведут к цели.

С планом помогает наставник или руководитель: со стороны лучше заметны особенности человека. Он рассказывает, как продуктивно вести ежедневник-органайзер.

Истории на квартал выбираются из бэклога специалиста: если просто спустить сверху план, есть вероятность, что его не выполнят.

В ежедневнике — только повседневные задачи и истории. Крупные проекты и цели, в том числе квартальные, фиксируем в бэклоге. Чтобы начать ежедневник, берем истории из бэклога.

В ежедневник вносим от 1 до 3 историй на день. Обычно у руководителя одна задача, потому что он половину дня занят на планерках, у обычного сотрудника — до трех, потому что встреча за день может быть одна. Масштаб историй зависит от опыта. Одно из важных правил планирования в ежедневнике — не перегружать себя.

Встречи планируем в календаре. Удобно работать с онлайн-календарями, где можно заполнить информацию о встрече и поставить напоминание.

Не так важно, где вести ежедневник — на компьютере или на бумаге. Главное, чтобы было удобно пользоваться ежедневником. 

Если варианты равнозначны, выбирайте бумагу: письмо от руки активизирует зоны мозга, ответственные за память. Для больших задач и проектов можно собирать мудборды — доски с фактами, изображениями, выстроенными между ними связями.

В ежедневнике используем позитивные формулировки: отмечаем достижения, не фиксируем ошибки. На что смотришь, то и растет.

Ведение ежедневника утром влияет на настроение, вечером — на планы. Можно выбрать вариант исходя из того, чего не хватает: радости или организованности.

При отборе историй для ежедневника анализируем деньги и время. Сравниваем затраты разных вариантов, думаем, как их сократить. Если человек пока умеет анализировать либо деньги, либо время, при анализе фокусируется на этом ресурсе.

Хвосты создают прокрастинацию и отнимают энергию. Они вызывают чувство вины. Кроме того, подвисшая задача продолжает обрабатываться «в фоне» и сокращает уровень энергии. Хвосты можно закрыть или отменить через разговор.