Что такое бэклог и как он помогает управлять проектами
Бэклог нужен, чтобы сохранять идеи и задачи, расставлять приоритеты, организовывать работу отдельного сотрудника или команды с учетом имеющихся ресурсов. В этой статье подробно разберем, что такое бэклог проекта, как его создать и эффективно использовать.
Что такое бэклог простыми словами и зачем он нужен в маркетинге
Бэклог проекта — это список задач и идей на будущее. Слово происходит от английского backlog, что можно перевести как «резерв» или «скопление дел, которые нужно выполнить».
В маркетинге бэклог используют, чтобы организовать работу команды и достичь определенного результата. В нем сохраняют идеи, формулируют конкретные задачи, расставляют приоритеты: что выполнить в первую очередь, отложить или не делать вовсе. Затем составляют план на ближайший период, например спринт из 1–4 недель, месяц или квартал, с учетом имеющихся ресурсов.
Специалист может вести личный бэклог и вносить туда только свои задачи. Принципы работы те же, что для команд, только ответственных при планировании назначать не нужно.
Бэклог задач обеспечивает:
Прозрачность. Как правило, бэклог доступен всем участникам проекта. Они видят свои и чужие задачи, понимают, к какому результату стремится команда, и на основании этих данных могут предлагать идеи.
Гибкость. Руководитель может быстро адаптироваться к изменениям: при планировании брать из бэклога наиболее важные в моменте задачи и откладывать дела, у которых приоритет стал ниже.
Эффективность. Бэклог — это инструмент для улучшения планирования и распределения ресурсов. С его помощью можно выбрать для реализации идеи, которые принесут максимум пользы с учетом доступного рабочего времени и бюджета.
Контроль. С помощью бэклога легко отслеживать прогресс и выполнение задач.
Далее в статье мы подробнее разберем, что такое бэклог, из чего он состоит и как им пользоваться. На этих правилах можно построить планирование развития продукта или проекта. Бэклог продукта — это список идей по развитию товара или услуги в целом. В случае с проектом бэклог — это, простыми словами, перечень задач для достижения конкретного результата в рамках определенного времени и бюджета.
Основа бэклога — задачи и идеи. Туда записывают всё, что может положительно повлиять на продукт компании или реализацию проекта. При этом сразу забирать задачу в работу не обязательно: можно спокойно делать запланированное — новая идея отлежится и дождется своей очереди.
Для задач в бэклоге указывают:
Описание: каким образом предполагается выполнить задачу, как должен выглядеть результат, что для этого потребуется.
Приоритет: насколько задача важная и срочная. Помогает сориентироваться, что сделать в первую очередь, отложить или вовсе убрать из списка.
Срок: когда нужно выполнить задачу, хотя бы примерно. Неактуально для дел с низким приоритетом, которые откладывают надолго и планируют выполнить, только когда закончат со всем остальным.
Ответственного: кто возьмется за задачу сам или организует ее выполнение. Актуально, если бэклог принадлежит команде: каждый понимает, чем он должен заниматься, что именно входит в круг его обязанностей.
Чем бэклог отличается от ежедневника
Разберем, чем отличаются инструменты планирования и почему для работы желательно вести и бэклог, и ежедневник.
Кто пользуется. Что такое бэклог продукта или проекта? Это список задач и идей, которым пользуется команда: каждый видит приоритеты, ответственных, все работают на общую цель.
Под ежедневником обычно подразумевают личные записи, перечень задач и расписание конкретно взятого человека. Бэклог тоже может быть личным: тогда разница — только в назначении инструмента.
Назначение. В бэклог проекта или продукта записывают все идеи и задачи, которые появляются у команды. Они не всегда привязаны ко времени: некоторые просто хранятся в общем списке, ожидая своей очереди.
В некоторых случаях срок планирования у этих инструментов похож: например, бэклог спринта — это список задач для команды на короткий период, обычно от одной до четырех недель.
Обычно бэклог и ежедневник дополняют друг друга. Хотя иногда человеку достаточно всего одного инструмента для эффективного планирования.
Только ежедневник используют сотрудники, которые выполняют четко поставленные рутинные задачи, не участвуют в генерации идей или стратегическом планировании. Для них главное — иметь план на день, неделю или месяц.
Одного бэклога может быть достаточно для людей, которые работают в гибком режиме: их задачи не привязаны к жестким срокам, и они постоянно перебирают приоритеты.
— Роман Федоров, руководитель проектов в Simtu
Структура. Как мы уже говорили выше, бэклог — это список задач с ответственными и приоритетами, часто общий для всей команды проекта.
В ежедневнике ведут личный чек-лист дел и расписание на каждый день: там может не быть приоритетов, и ответственный обычно только один.
Гибкость. Ежедневник — «жесткий» инструмент: предполагается, что задачи из списка нужно выполнить в определенный срок. Если специалист планирует день по часам, дела идут в соответствии с расписанием, иногда с точностью до нескольких минут. Немного смягчить рамки помогает время на незапланированные задачи.
Бэклог более гибкий. Задачам присваивают приоритеты: что-то делают в первую очередь, что-то откладывают на следующий период планирования или неопределенный срок. Дела можно добавлять, убирать, перемещать, давать идеям отлежаться или сразу забирать в работу — зависит от ресурсов и пользы для бизнеса в данный момент.
Гибкость бэклога проявляется в том, что задачи не привязаны жестко к датам. Например, если в середине спринта появляется срочная задача, можно оперативно пересмотреть приоритеты, взять в работу наиболее важное на данный момент дело и спокойно перенести менее приоритетное на следующий период. Это позволяет быстро реагировать на изменения без срыва всего плана.
— Роман Федоров, руководитель проектов в Simtu
Фокус. Бэклог помогает управлять проектами, улучшать продукт, принимать стратегические решения. В ежедневнике внимание — на конкретные задачи, которые нужно сделать в ближайшие дни.
Инструменты. Для ежедневника удобно использовать бумажный блокнот, электронный календарь, таблицу или заметки.
Бэклог проекта вряд ли получится вести на бумаге. Онлайн-сервисы удобнее: они позволяют дать доступ всем участникам команды, легко удалять и добавлять задачи, менять приоритеты и назначать ответственных.
Ежедневник часто рекомендуют вести от руки. Для бэклога обычно используют онлайн-сервисы
Популярное решение для небольших команд и личных записей — Яндекс или Google Таблицы. Можно создать простую и понятную систему планирования, настроить проверку данных, условное форматирование и фильтры. Дополнительный плюс — инструменты бесплатные.
Для сложных проектов и команд побольше обычно выбирают специализированные сервисы. Например, Kaiten, Jira, Teamly, Weeek, Trello, Notion, YouGile. Часто они позволяют визуализировать рабочий процесс на досках со списками и карточками для задач; в некоторых можно создавать заметки, дорожные карты и отчеты о работе команды. Руководитель выбирает подходящий инструмент с учетом особенностей рабочих процессов.
Упрощенный пример организации бэклога проекта на доске в Kaiten. Можно выбрать стандартное решение — простую доску, с дорожками, скрам — и настроить под свои нужды. Источник: kaiten.ru
Таким образом, бэклог — это инструмент для хранения и приоритизации идей. Когда приходит время, они попадают в планы команды или специалиста: например, из бэклога берут истории на квартал. И только после этого конкретные задачи попадают в ежедневник — личное расписание на день или неделю.
Как создать бэклог
Разберем пошагово, как создать бэклог, с которым в будущем будет работать команда проекта.
Шаг 1. Собрать все идеи и задачи. На действующем проекте руководитель собирает задачи из всех источников в одном пространстве, например в электронной таблице с общим доступом или на доске в специализированном сервисе.
Если проект только начинается или долгое время был на паузе, сначала стоит провести мозговой штурм. Все предложения, которые можно реализовать, занести в бэклог наряду с обязательными задачами.
Шаг 2. Структурировать. Разделить задачи на категории в зависимости от того, над чем именно работает команда. Например, если развивают личный бренд основателя компании, могут выделить три категории: контент, реклама, аналитика.
Шаг 3. Расставить приоритеты. На этом этапе решают, что взять в работу сейчас, что — чуть позже, какие задачи стоит отложить или можно вообще не делать.
Готово! С этого момента у проекта есть удобное хранилище для идей и задач, которое помогает эффективно управлять ресурсами и держать команду в курсе событий.
Когда бэклог готов, самое важное — не пытаться сразу взять все задачи в работу. Рекомендую записывать всё, что приходит в голову, и давать идеям отлежаться.
Начните с простого инструмента, например электронной таблицы, чтобы не усложнять процесс. Главное — создать единое хранилище и сразу начать расставлять приоритеты, чтобы понять, с чего начать. Не делайте таблицу слишком сложной: со временем вы добавите к ней всё, что вам необходимо для удобства.
— Роман Федоров, руководитель проектов в Simtu
Как расставить приоритеты задач в бэклоге
Существует много методик ранжирования задач для разных ситуаций. Мы рассмотрим три популярных подхода, которые часто используют в маркетинге.
Матрица Эйзенхауэра — один из самых известных и популярных методов в тайм-менеджменте. Задачи разделяют на четыре категории с учетом важности и срочности.
Так выглядит матрица Эйзенхауэра. Задачи распределяют на четыре приоритета: от важных и срочных, над которыми работают в первую очередь, до неважных и несрочных — от них можно отказаться
Первый приоритет, согласно матрице Эйзенхауэра, получают важные и срочные дела. Они значительно влияют на достижение цели и должны быть сделаны в первую очередь.
Некоторые задачи важны, при этом не требуют немедленного выполнения. Для них нужно оставить место в расписании и обязательно выполнить, не откладывая надолго.
В категорию неважных попадают задачи, которые слабо влияют на достижение цели. Многие из них можно удалить из бэклога. Задачи, от которых все-таки нельзя отказаться, лучше делегировать начинающему специалисту или сделать быстро и без перфекционизма. Если дело еще и несрочное, можно отложить его и выполнить, когда команда закончит со всем остальным.
Метод MoSCoW также предполагает разделение задач на четыре категории. Вот как расшифровывается аббревиатура:
Должны быть выполнены — Must have. Критически важные задачи, без которых проект не может быть завершен.
Стоит выполнить — Should have. Задачи, которые улучшат результат, при этом проект можно завершить и без них.
Могут быть выполнены — Could have. Дела, которые было бы неплохо выполнить, если есть время и ресурсы.
Не будут выполнены — Won’t have. Задачи, которые откладываются на будущее или вовсе исключаются из бэклога.
Этот метод используют, когда нужно разделить задачи по степени важности. Он помогает решить, что сделать в первую очередь для достижения целей проекта, и грамотно распорядиться ресурсами.
Пример распределения приоритетов задач в бэклоге по методу MoSCoW
Метод ICE помогает оценить задачи по трем критериям:
Влияние — Impact. Насколько задача повлияет на достижение поставленной цели: например, поможет повысить охват или увеличить количество лидов.
Уверенность — Confidence. Насколько маркетолог уверен, что выполнение задачи даст ожидаемый результат.
Простота — Ease. Насколько легко выполнить задачу. Учитывается время, деньги, другие ресурсы.
Каждый критерий оценивают по десятибалльной шкале, в упрощенном варианте — по трехбалльной. Затем баллы перемножают, и задачи ранжируют по итоговому значению. Чем больше счет, тем выше приоритет у задачи.
Пример приоритизации задач в бэклоге по методу ICE. В категорию с высоким приоритетом попадали задачи со счетом от 300
Способ хорошо подходит для маркетинговых проектов, когда важно учесть потенциальный эффект каждого дела в списке и вероятность успеха.
Сам я чаще всего прибегаю именно к схеме ICE: по моему опыту, она помогает эффективно выстраивать порядок задач. Чем больше используешь эту схему, тем ближе к правде оказываются оценки вероятности успеха, и результат становится всё лучше.
— Роман Федоров, руководитель проектов в Simtu
Рассмотренные методы ранжирования можно использовать по отдельности или комбинировать. Кроме того, приоритеты могут меняться в процессе работы: например, команда на планерке проанализировала текущую ситуацию, и с учетом новых данных одна задача стала более важной, другую решили пока отложить.
Как управлять бэклогом
Итак, мы создали бэклог проекта или продукта. Теперь разберем, как работать с ним дальше, чтобы инструмент приносил пользу.
Управление бэклогом — это поддержание его в актуальном состоянии. Что для этого нужно делать:
Регулярно возвращаться к бэклогу и обновлять его. Пересматривать приоритеты: регулярно оценивать важность задач, например раз в неделю или месяц.
Сразу записывать в бэклог все возникающие идеи. Не обязательно тут же брать их в работу — можно дать отлежаться и вернуться позже, когда уже запланированные дела сделаны.
Учитывать изменения в маркетинговой стратегии компании. Допустим, решили протестировать рекламу в определенной социальной сети. Результаты не впечатлили — убрали задачи из бэклога проекта, переориентировались на другой канал.
Чистить бэклог, чтобы не перегружать его. Нормально, когда идей больше чем выполненных задач. Важно вовремя удалять лишнее, чтобы бэклог продукта или проекта не слишком разрастался — из-за этого теряется ясность.
Учитывать нагрузку, чтобы не перегружать участников команды. Перебор с задачами вредит работе сотрудников. Поэтому руководитель следит, чтобы работа была распределена равномерно, никто не был перегружен.
Использовать автоматизацию, чтобы упрощать работу. Функции зависят от выбранного инструмента: например, интеграция с другими сервисами, фильтры, чек-листы, автоматическое перемещение задач или назначение ответственных в зависимости от колонки.
Если поддерживать бэклог в порядке, он значительно упрощает планирование работы команды с учетом ресурсов, помогает достигать целей быстрее и эффективнее.
Секрет успеха в работе с бэклогом — регулярность. Моя рутина выглядит так: оперативный пересмотр раз в неделю, стратегический — раз в месяц или два в зависимости от того, как много задач поступило за это время. Сразу записываю новые идеи, пересматриваю последние поступившие на планерках. И периодически проверяю, не перегружены ли участники команды.
Сколько работал с этим инструментом сам и помогал другим, часто видел проблему — перегруженность бэклога. Когда идей и задач накапливается слишком много, теряется ясность. Чтобы этого избежать, необходимо регулярно чистить бэклог, удаляя лишнее, и следить, чтобы нагрузка была посильной. Редкое обновление списка приводит к тому, что он перестает отражать реальную ситуацию.
— Роман Федоров, руководитель проектов в Simtu
Коротко о главном: бэклог — что это такое и как им пользоваться
В этой статье мы рассмотрели такой инструмент, как бэклог: что это такое простыми словами, как его создать и поддерживать в порядке, чтобы он приносил ощутимую пользу для команды или отдельного специалиста.
Бэклог — это список задач и идей, с которыми в будущем будет работать команда или отдельный специалист. Бэклоги бывают разные: с идеями по развитию проекта, улучшению продукта, задачами на спринт — отчетный период в 1–4 недели.
Маркетинговой команде бэклог помогает организовать работу, сосредоточиться на важных задачах, улучшить планирование и повысить эффективность.
В бэклог записывают все «входящие» дела — в том числе идеи, за которые пока не планируют браться. Задачи раскладывают по категориям, присваивают им приоритет, назначают ответственных и устанавливают срок выполнения.
Приоритизация — основа эффективности. Ранжирование помогает делать важное, отсекать ненужное и достигать цели, не перегружая команду.
Существуют разные методики, например матрица Эйзенхауэра, MoSCoW, ICE. Обычно они основаны на влиянии задач на результат, срочности, оценке ресурсов. Команда выбирает подходящую для своих целей методику или комбинирует несколько.
Чтобы создать бэклог, руководитель проекта выбирает подходящий инструмент — можно начать с электронных таблиц или сразу выбрать специализированный сервис. В общее пространство добавляет все задачи и идеи по проекту, структурирует. Затем добавляет детали: описание, сроки, ответственных.
Управление бэклогом подразумевает постоянное обновление. Команда регулярно возвращается к нему: записывает идеи, добавляет и убирает задачи, пересматривает приоритеты с учетом изменений в маркетинговой стратегии. Руководитель следит, чтобы сотрудники не были перегружены и в бэклоге не скапливались ненужные задачи.
Поддерживать записи в порядке помогают инструменты автоматизации, набор зависит от выбранного сервиса.
Мы в Simtu помогаем компаниям с интернет-маркетингом: обеспечиваем продвижение под ключ, формируем отдел маркетинга или находим для него подходящего руководителя. Если вы хотите получить совет или обратиться к нам за услугами, приглашаем на консультацию — в Москве, Тамбове или дистанционно.
Проведем анализ ниши, продукта, целевой аудитории, конкурентов. Настроим и запустим контекстную рекламу с фокусом не на откручиваемый бюджет, а на лиды и продажи.
