Ключевые привычки и «мягкие» навыки, которые помогают управлять проектами

Что такое привычка

Привычка — это устойчивое поведение, бессознательная реакция на определенную ситуацию. Она формируется по схеме «Ситуация → Действие → Награда».

Например, ситуация — подъем утром по будильнику. Следом за ней включаются привычки: почистить зубы, выпить стакан воды, сделать зарядку, принять душ. Награда за действия — бодрость и приятное ощущение чистоты.

По этому принципу формируются и позитивные, и негативные привычки. Человек может приучить себя гулять по утрам, если найдет классную кофейню за две-три остановки до офиса, будет покупать там вкусный кофе каждый день и выпивать его, пока идет на работу. Или может привыкнуть заедать стресс, потому что от сырной пиццы как будто становится легче на душе.

Из стандартной схемы вытекают два способа избавления от вредных привычек. Можно заменить плохую привычку на важную и полезную, для этого — выбрать другое действие и обеспечить награду за него не хуже той, что была прежде. Например, если человек привык отвечать недовольством, когда что-то получает, он может поменять поведение: благодарить людей и отмечать про себя, как другие реагируют на добрые слова. Со временем новый сценарий приживется и больше не будет требовать усилий.

Другой вариант — избегать ситуаций, в которых проявляется вредная привычка: например, если человек знает, что переедает, он убирает из дома вкусняшки, удаляет приложения с доставкой и обходит бургерные десятой дорогой. Если регулярно проявляет неблагодарность и этим обижает людей — старается не попадать в ситуации, в которых к нему обычно проявляют доброту, оказывают услуги.

Далее разберем методы управления привычками и действия, которые стоит довести до автоматизма, чтобы выполнять профессиональные функции руководителя проекта.

Как сформировать привычку: 4 метода

Рассмотрим четыре метода, которые помогают сформировать привычки. Каждый из них опробовал Павел Костюков, основатель Simtu, и рассказал об особенностях применения на корпоративном обучении.

Понуждение. Человек выбирает привычку, чаще всего ненужную, и усиленно заставляет себя ей следовать. 

Многие привычки, к которым мы пытаемся себя приучить по методу принуждения, — из области карго-культа.

Допустим, приходит директолог на конференцию в Москве. Там крутой, уважаемый эксперт говорит: “Сейчас я поделюсь с вами тайной. Чтобы Директ работал каждый день и приносил много лидов, я каждый день хожу в кафе и пью там яблочный смузи с базиликом. И после этого иду работать”.

Логики в этом нет, зачем пить смузи — непонятно. Но наш директолог решает себе тоже привить эту привычку. При этом не любит ни яблоки, ни базилик, ни смузи.

Спустя полгода есть привычка давиться яблочным смузи с базиликом по утрам. А лидов как не было, так и нет: эксперт, что называется, хайпанул, а наш герой повелся, потратил время и силы на бесполезные действия.

В общем, если неясно, зачем привычка нужна, и она вызывает отторжение, не надо себя принуждать.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Метод понуждения работает, привычку с его помощью привить можно. Только смысла в этом нет: если привычка не идет, значит, она не нужна, для нее не пришло время, она не соответствует внутренним ценностям или не добавляет баланса, создает перекос. В компьютерных играх нельзя бесконечно качать ловкость, надо балансировать ее силой и выносливостью; так же и ключевые навыки руководителя проекта: нужно учиться и тексты писать, и ЦА анализировать, и рекламу настраивать, и руководить.

Мини-привычки. Метод заключается в том, чтобы внедрять минимально возможные привычки — такие, что занимают не больше пары минут. Их легко выполнять, поэтому больше шансов делать регулярно и, в конце концов, привыкнуть.

Можно внедрять параллельно несколько мини-привычек и отслеживать, какие подходят, какие — нет. Например, человек решил, что будет принимать холодный душ, пить стакан воды после пробуждения и добавлять в чай ложку меда. Оценивает ощущения: холодный душ заходит тяжело, стакан воды выпивать легко и приятно, чай с медом не очень нравится. Через несколько дней у него остается привычка пить воду утром, от остальных он отказывается.

Метод хорош тем, что хотя бы одна из трех привычек остается: можно отсеять неподходящие и не расстраиваться.

Тройной молодец. Об этом методе рассказывал бизнес-тренер Радислав Гандапас. Суть метода состоит в том, чтобы выполнять привычку без пропусков, и каждый день записывать одну букву: М-О-Л-О-Д-Е-Ц. Задача — три раза написать слово «молодец», то есть продержаться 21 день. 

Метод хорошо работает на простых привычках, когда человек точно знает, что ему нужно. Также можно попробовать его для работы с вредными привычками, например отказаться на 21 день от алкоголя. 

Если пока непонятно, чего именно хочется, лучше воспользоваться методом мини-привычек и попробовать всего по чуть-чуть.

Метод 40 дней в целом похож на «тройной молодец», хотя можно подойти к нему по-другому.

Метод пошел из христианства, его чаще всего используют в Великий пост. На это время человек выбирает себе цель: привить полезную привычку или отказаться от вредной. Считается, что в благих начинаниях Бог помогает.

Например, я так отучился ругаться матом. Раньше матерился часто, и в лекциях проскакивало. Однажды решил во время Великого поста отказаться, научиться выражать свои мысли более красиво, изящно. Было тяжело, но я старался: вера горами движет. Привычка прижилась, теперь ругаюсь гораздо реже.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Soft-привычки руководителя проектов

Разберем «мягкие» навыки руководителя проекта, которые помогают экономить время, хорошо выполнять свою роль и производить благоприятное впечатление на клиентов и коллег. Первые два навыка относятся в основном к маркетологам, еще два будут полезны всем.

Слепая печать — навык, который экономит маркетологу около двух часов в день. Работать получается быстрее, ресурс тратится на решение задачи, а не на поиск нужной клавиши на клавиатуре.

Допустим, маркетолог работает на удаленке и общается с коллегами на созвонах. Если он не умеет печатать вслепую, у него два варианта: либо записывать в процессе, теряя зрительный контакт с собеседником, либо общаться, запоминать, после встречи — записывать. Если же печать вслепую освоена, можно записывать прямо во время созвона, при этом не отвлекаясь от общения.

Если стажер-маркетолог не может освоить слепую печать, мы с ним расстаемся, чтобы не тратить ни свое, ни его время. Скорее всего, дальше ему будет очень трудно без этого навыка — и чем дальше, тем хуже.

Это то же самое, что интроверта заставить звонить по холодной базе. Может быть, со временем даже получится продавец, потом РОП, но работа будет выматывать, вызывать отвращение. Для менеджера по продажам база — желание и умение общаться с людьми, печать вслепую не важна. А в интернет-маркетинге, наоборот, слепая печать — один из ключевых навыков руководителя проекта, стоит потратить время и силы, чтобы ее освоить.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Скоросчет. Маркетологи работают с числами, поэтому для экономии времени стоит научиться считать в уме. В Simtu стажеры учат таблицу умножения от 1 до 20, чтобы быстро ориентироваться и не тянуться за калькулятором, когда надо посчитать, сколько замеров мы получим с бюджетом 300 тыс. рублей и ценой замера 15 тыс. рублей.

Счет в уме входит в профессиональные навыки руководителя проекта в маркетинге. Представьте: маркетолог вырос до руководителя, приходит управлять командой. И тут подчиненные замечают, что он не может быстро произвести в уме простые вычисления, не помнит цену лида на проекте, не знает, какие показатели у воронки. Это идет вразрез с основными функциями, снижает продуктивность и авторитет руководителя.

Пунктуальность — привычка приходить вовремя и соблюдать сроки. Она важна для руководителя проекта, потому что вызывает у других доверие, формирует впечатление как о человеке стабильном и надежном.

Представим ситуацию: у аккаунт-менеджера назначен созвон с клиентом на 12. Он за пять минут присылает повестку, ровно в полдень звонит — собранный, сосредоточенный, включенный в работу. У клиента это создает определенное впечатление и о специалисте, и об агентстве в целом.

Впечатление было бы совсем другим, если бы менеджер позвонил в 12:03, без видео, а на фоне булькает вода — понятно, что человек ради этой встречи даже из ванны не вылез.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Приходить вовремя и сдавать дела в срок не всегда получается. Причиной может быть перегрузка: много задач, нужно все успеть. Чтобы привить себе привычку появляться в назначенное время, нужно уделить ей особое внимание.

Повестка и итоги встреч. Основная функция повестки — управлять ходом встречи. Если не написать перечень вопросов к обсуждению заранее, встреча будет ни о чем.

В повестку можно включать обсуждение результатов, планов, а также волнующих вопросов. Например, обсудить с руководителем, как выполнить задачу для грейда, повысить доход, какие навыки развивать для профессионального роста. Повестка помогает закрывать вопросы по дальнейшим шагам на плановых встречах, не стесняясь по полгода, и быстрее двигаться к своим целям.

Важно помнить, что руководитель — не провидица Кассандра: скорее всего, он не знает, что вам нужно. Если у сотрудника проблемы с деньгами, ему лучше прямо спросить, как зарабатывать больше, или прийти с конкретными предложениями. Иначе руководитель может посчитать, что важно, например, развитие, и вместо денег предложить пару книжек или таблицу умножения до 30. Оно, конечно, хорошо, но не когда ипотека горит.

Бывают эмпатичные люди, которым легко понимать потребности других. Но рассчитывать на это не стоит: лучше включать в повестку вопросы о дальнейших шагах, говорить прямо и не тянуть.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Итоги помогают закрепить договоренности. Если их не написать и не согласовать, можно в будущем прийти к конфликту: окажется, что коллега или заказчик понял всё совсем не так, не сделал свою часть работы или выполнил не так, как нужно. И правоту доказать не получится — опереться-то не на что. Поэтому руководитель проекта должен после каждой встречи фиксировать договоренности.

Энергопривычки руководителя проектов

Наиболее важный навык руководителя проекта — работа с людьми. Для этого нужны силы: тому, кто постоянно выжат, в плохом настроении, трудно направлять и вдохновлять команду. Рассказываем, какие привычки помогают поддерживать высокий уровень энергии.

Прогулка перед работой дает энергию. Настроение улучшается, и это распространяется на общение с коллегами. Руководителю хватит сил на то, чтобы вместо претензий общаться конструктивно, заряжать других на новые свершения.

От настроения во многом зависит результат: человек может либо сделать то, что требуется, либо не сделать ничего, либо все испортить. Многие наверняка встречали людей, после общения с которыми руки опускаются. Вот чтобы не быть таким человеком, качественно исполнять роль руководителя проекта, нужно учиться управлять своим уровнем энергии и настроением. Прогулки в этом помогают.

Дыхание для расслабления. Некоторые менеджеры проекта — всегда в стрессе, в конфликте, как будто сжатые в шарик. Из-за любой ошибки начинают либо орать, либо шипеть. Стажеры у них не задерживаются, да и более опытные сотрудники — тоже. Всё потому, что они не умеют управлять стрессом.

Простой способ расслабиться — подышать низом живота: сделать глубокий вдох, так, чтобы от воздуха надулся живот, затем выдохнуть. Повторить несколько раз, пока не станет легче.

Благодаря простой технике дыхания появляются силы спокойно объяснить человеку то, что уже объяснял много раз, и не назвать его при этом дятлом.

Холодная вода помогает полностью расслабиться и уснуть. Наутро после купания сил станет больше.

Прежде чем практиковать этот метод, нужно убедиться в отсутствии противопоказаний. Некоторым людям, например с сердечно-сосудистыми заболеваниями, обливаться ледяной водой нельзя.

Баня или массаж тоже работают на расслабление. Массаж лучше выбирать интенсивный, например спортивный, а баню совмещать с обливанием холодной водой, если нет противопоказаний.

Эти методы помогают расслабить тело. После массажа или бани высыпаемся, и утром наслаждаемся приливом сил.

Когда энергии много, настроение хорошее, нет желания срываться на коллегах. Цели руководителя проектов достигаются в полной мере, когда у него налажены связи с окружающими, поэтому своему состоянию стоит уделять особое внимание.

Я раньше работал в одной крупной компании. Всегда был в плохом настроении, со всеми ссорился. На работу ездил на электричке, потом на метро, про дыхательные упражнения не знал, холодный душ не принимал, в баню не ходил.

За год испортил со всеми отношения. Задачи руководителя проекта, более компанейского парня, все хотели сделать. Мои же вечно откладывали и делали кое-как.

Я заметил это, ушел из фирмы. Начал думать, почему так, и ,в конце концов, понял: дело во мне. Стал думать, как решить, искал способы работать с энергией. Сначала попробовал холодное обливание. Потом по необходимости попал на массаж — спину заклинило. Понял, что утром после массажа встаю, и мне легче: постепенно уходит зажатость, негатив.

Считаю, что энергопривычки дают ⅔ результата. Какая разница, набрал ли ты письмо слепым десятипальцевым методом, если перед этим ты с адресатом десять раз поссорился.

— Павел Костюков, основатель Simtu

Здоровый сон. Чтобы были силы, нужно высыпаться. Тут у каждого своя норма, обычно она лежит в диапазоне от 7 до 9 часов в сутки. Если утром рано на работу, придется найти возможность ложиться пораньше, приучить себя к новому режиму.

Определить, что дело именно в привычках, просто: если на работе человек постоянно в плохом настроении, со всеми ссорится, его обходят стороной — нужно работать с энергопривычками. Если маркетолог на позитиве, а результата нет — уделить время «твердым» навыкам, научиться лучше лить лиды. 

Коротко о главном: привычки и ключевые навыки руководителя проекта, обучение для продуктивной работы

Привычки помогают добиваться устойчивого результата в изменчивом мире. Даже если одна возможность закроется, руководитель с набором полезных привычек сможет на них опереться и найти другое решение.

Привычка формируется по схеме «Ситуация → Действие → Награда». Ее можно использовать, чтобы привить новые полезные привычки или убрать вредные. Еще один способ избавиться от вредных привычек — избегать ситуаций, в которых они проявляются. 

4 метода формирования привычек:

1. Понуждение. Если приходится себя заставлять, скорее всего, привычка не нужна.
2. Мини-привычки: внедрить несколько мелких простых действий. Со временем останутся только те, что нравятся.
3. Тройной молодец: руководитель проектов должен продержаться без срывов 21 день. Каждый день выполнения привычки записывать одну из букв слова «молодец» — нужно написать его трижды.
4. Метод 40 дней: формировать полезную привычку в течение 40 дней. Если человек верующий, можно попробовать сделать это в Великий пост, попросить помощи к позитивным изменениям у Бога. 

Soft-привычки и управление проектами. Руководитель проекта в маркетинге должен уметь печатать вслепую и быстро считать: эти привычки экономят время. 

Любому руководителю нужна пунктуальность — она помогает показать, что человек надежный, ему можно доверить важный проект. 

Перед каждой встречей стоит писать повестку, чтобы управлять обсуждением. По окончании встречи — итоги, чтобы зафиксировать договоренности и в будущем избежать конфликтов.

Энергопривычки и руководитель проекта. Обучение управлению энергией дает ⅔ профессионального результата. Правильные привычки  помогают оставаться бодрым и в хорошем настроении, чтобы продуктивно работать и нормально общаться с окружающими. 

Прогулки перед работой, дыхательные упражнения, обливание холодной водой, массаж, баня и достаточный здоровый сон позволяют вовремя расслабляться, управлять своей энергией и хорошо себя чувствовать.